„Drogi” to pojęcie względne, ale czy rzeczywiście outsourcing logistyki kosztuje więcej niż własna obsługa zamówień? Tutaj skupimy się na cyfrach i określeniu wartości kosztów zewnętrznej obsługi logistycznej w konkretnym przypadku biznesowym po czym porównamy je z samodzielną obsługą zamówień. Efekt może Cię zaskoczyć, przeczytaj do końca.
PROFIL DZIAŁANIA FIRMY
Na potrzeby analizy wyobraźmy sobie modelowego przedstawiciela rynku e-commerce B2C – firmę realizującą sprzedaż poprzez własny e-sklep oraz w kilku e-marketplace’ach działających na krajowym rynku. W ofercie firma ta utrzymuje około 300 SKU (pozycji magazynowych), z czego 90% to produkty o niskich gabarytach, mieszczących się w rozmiarach potocznie zwanych „Inpostowymi” i wysyłanych paczkami. 10% asortymentu to produkty średniogabarytowe – wysyłane półpaletami. Produkty należą do grupy o niskim ryzyku pożarowym, magazynowanie ich nie wymaga dodatkowych zabezpieczeń PPOŻ i nie generuje dodatkowych kosztów ubezpieczeniowych. Asortyment jest elastyczny magazynowo, nie ma przeciwskazań do łączenia towarów na jednym nośniku, nie ma przeciwskazań do warstwowania w składowaniu etc.
Firma utrzymuje zapas magazynowy na poziomie 261 m3 (dla zobrazowania – 160 palet EUR o wysokości 1,7m). 70% pozycji zakupuje na rynku polskim zaś 30% to produkty importowane. Produkty z dystrybucji krajowej utrzymywane są w magazynie w umiarkowanych stanach przy utrzymaniu optymalnej rotacji, towary importowane ze względu na charakterystykę dostaw, w pogłębionych stanach magazynowych.
Towary z krajowej dystrybucji przyjmowane są w każdy dzień roboczy, średnio 4,5 palety na dobę od 3 dostawców (średnio 94,5 palety miesięcznie), zarówno w pełnych jak i niepełnych kartonach tzw. luzem. Produkty importowane przyjeżdżają średnio raz w miesiącu po jednym 40-stopowym kontenerze (towar zapakowany luzem). Towary są oklejone kodami kreskowymi, znana jest waga i objętość produktów, przyjęcia nie wymagają dodatkowych czynności np. rejestracji partii, serii, daty przydatności etc.
Firma wysyła średnio 3 000 zamówień miesięcznie. Struktura wysyłek wygląda podobnie jak struktura asortymentowa, 95% to paczki, z czego ¼ paczek pakowana jest w kartony małe i średnie, ¾ w foliopaki. 5% wysyłek to półpalety. Średnia ilość linii w paczce to 2, po 1-5 sztuk w pozycji. Na palecie to średnio 12 linii po 10-15 sztuk w pozycji. Obietnica logistyczna utrzymuje, że zamówienia złożone do godziny 16.00, powinny wyjechać z magazynu tego samego dnia i zazwyczaj na drugi dzień powinny trafić do klienta. Oczekiwane SLA powyżej 99,5%, czyli dopuszcza się, że 0,5% wysyłek (w tym przypadku 15 szt.), może opuścić magazyn dnia następnego. 8% wysyłek jest zwracanych, głównie z powodu odstąpienia klienta od umowy.
Powyższa charakterystyka firmy zawiera podstawowe parametry logistyczne wystarczające do wyceny poszczególnych procesów, w tym konkretnym przypadku. Operatorzy logistyczni, firmy zajmujące się usługami fulfillmentowymi, potrzebują powyższych danych aby wstępnie wycenić usługę. Pomimo tego, że mogą zaproponować różne formy rozliczeń:
to i tak wcześniej muszą poznać wymagane operacje i procesy, ich charakterystykę, potrzebny wolumen, aby podać pełną wycenę usługi i zaproponować najbardziej opłacalną w danym przypadku formę rozliczenia. Parametr z pozoru nieistotny w ujęciu biznesowym, może mieć duży wpływ na kosztogenność danego procesu, stąd początkowy audyt/wywiad z klientem jest kluczowy. Jeśli operator wycenia usługę bez tego kroku, klientowi powinna zapalić się „czerwona lampka”. Takie wyceny zwykle kończą się szybką i niekorzystną dla klienta korektą oferty niestety często tuż po przeprowadzce do magazynu operatora.
Aby obliczyć kompleksowy koszt obsługi firmy przez zewnętrznego operatora logistycznego należy wnikliwie przeanalizować liczby we wszystkich procesach tj.: przyjęcie, magazynowanie, wydanie, obsługa zwrotów, a także wziąć pod uwagę koszty usług dodatkowych i materiałów do pakowania.
PRZYJĘCIE
Z powyższych danych wynika, że z krajowej dystrybucji miesięcznie mamy 63 dostawy (3 dostawców x 21 dni), każda dostawa to średnio 1,5 palety. Przyjmijmy, że 1 paleta to towary w kartonach (40 kartonów) i 0,5 palety to produkty luzem (80 produktów), czyli miesięcznie 2 520 kartonów i 5 040 produktów. Z kolei dostawy importowe to jeden kontener miesięcznie, 1 450 kartonów ułożonych luzem. Przed przyjęciem konieczne jest wyładowanie produktów i uformowanie palet.
Zakładając, że przyjęcia nie są skomplikowane, nie wymagają dodatkowych czynności, są planowane i awizowane na standardowe godziny przyjęć magazynu, komunikacja jest w całości zintegrowana elektronicznie, możemy założyć poniższe koszty.
PRZYJĘCIE | miara | cena jednostkowa netto | ilość | wartość całkowita netto |
otwarcie przyjęcia | szt. | 3,70 zł | 63 | 233,10 zł |
przyjęcie towarów w kartonach | opak. | 0,42 zł | 2 520 | 1 058,40 zł |
przyjęcie towarów luzem | szt. | 0,42 zł | 5 040 | 2 116,80 zł |
rozładunek kontenera 40 (towar luzem) | szt. | 1 260,00 zł | 1 | 1 260,00 zł |
przyjęcie towarów w kartonach | opak. | 0,42 zł | 1 450 | 609,00 zł |
razem | 5 277,30 zł |
MAGAZYNOWANIE
Firma utrzymuje zapas na poziomie 261m3. Porównując objętość przyjęć do deklarowanej objętości stanów magazynowych można założyć, że część towaru to niskorotujący stan zapasowy. Może to wynikać ze strategii lub z charakterystyki łańcucha dostaw produktów importowanych. Ze względu na ten fakt możemy założyć, że część towarów będzie mogła być zmagazynowana w znacznie tańszych niż kompletacyjne, strefach magazynowania zapasowego. Ze względu na niską ilość pozycji magazynowych (SKU), strefa kompletacji będzie zajęta umiarkowanie. Możemy zatem śmiało przyjąć poniższe koszty.
WYDANIE | miara | cena jednostkowa | ilość | wartość całkowita |
otwarcie wydania | szt. | 1,65 zł | 3 000 | 4 950,00 zł |
kompletacja do paczki | SKU/op. zbiorcze | 0,60 zł | 5 700 | 3 420,00 zł |
kompletacja do palety | SKU/op. zbiorcze | 0,80 zł | 1 800 | 1 440,00 zł |
razem | 9 810,00 zł |
WYDANIE
Z powyższej charakterystyki wynika, że większość wydań to małe paczki, pakowane w foliopaki lub małe kartony. Takich zamówień jest 2 850 szt. miesięcznie, średnio po 2 pozycje w jednym wydaniu (5 700 SKU). Pozostałe wydania to wydania półpaletowe i jest ich 150 szt. miesięcznie, średnio po 12 pozycji w wysyłce (1 800 SKU). Większość liczących się operatorów logistycznych obsługuje małe wysyłki w systemach zautomatyzowanych, a to z kolei ma kluczowy wpływ na atrakcyjność cenową i jakościową usługi wydania. Przyjęliśmy również, że dobrzy operatorzy nie obciążają klienta dodatkowym kosztem za kolejne sztuki w jednej pozycji wydania. Opłata pobierana jest jednorazowo za pozycję, niezależnie czy wydawana jest jedna sztuka w pozycji czy kilka sztuk. Biorąc pod uwagę te dwa aspekty, jak też pełną integrację systemową, przyjmujemy poniższe koszty.
WYDANIE | miara | cena jednostkowa | ilość | wartość całkowita |
otwarcie wydania | szt. | 1,65 zł | 3 000 | 4 950,00 zł |
kompletacja do paczki | SKU/op. zbiorcze | 0,60 zł | 5 700 | 3 420,00 zł |
kompletacja do palety | SKU/op. zbiorcze | 0,80 zł | 1 800 | 1 440,00 zł |
razem | 9 810,00 zł |
MATERIAŁY DO PAKOWANIA
Zamówienia małe pakowane są w foliopaki oraz małe i średnie kartony. Wysyłki większe nadawane są półpaletami. Odnosząc się do szczegółowych danych podanych w charakterystyce przyjmujemy poniższe materiały, które będą konieczne do wysłania przesyłek. Zakładamy, że w cenach poszczególnych nośników zawarte zostały materiały pomocnicze takie jak: wypełnienia, zabezpieczenia, taśma, etykiety logistyczne etc.
MATERIAŁY DO PAKOWANIA | miara | cena jednostkowa | ilość | wartość całkowita |
foliopak C4 240×325 + materiały | szt. | 0,10 zł | 1 000 | 100,00 zł |
foliopak C3 350×460 + materiały | szt. | 0,10 zł | 1 138 | 113,80 zł |
karton 200x100x100 + materiały | szt. | 0,25 zł | 356 | 89,00 zł |
karton 250x200x150 + materiały | szt. | 0,60 zł | 357 | 214,20 zł |
półpaleta zwykła + materiały | szt. | 12,00 zł | 150 | 1 800,00 zł |
razem | 2 317,00 zł |
ZWROTY
Z deklaracji wynika, że 8% zamówień jest zwracanych. Przy 3 000 szt. wysyłek miesięcznie daje to liczbę 240 szt. po 2 pozycje w zwrocie. Zwroty nie są zwykłym przyjęciem i często wiążą się z utrudnioną identyfikacją przesyłki, skomplikowaną weryfikacją jakościową etc. Zakładając jednak, że proces zwrotów jest w pełni zintegrowany informatycznie z marketplace’ami, e-sklepami, przewoźnikami, możemy przyjąć poniższe założenia kosztowe.
ZWROTY | miara | cena jednostkowa | ilość | wartość całkowita |
otwarcie zwrotu | szt. | 3,70 zł | 240 | 888,00 zł |
przyjęcie i obsługa zwrotu | SKU/op. zbiorcze | 0,84 zł | 480 | 403,20 zł |
razem | 1 291,20 zł |
USŁUGI DODATKOWE
W omawianym przypadku łatwo było określić rodzaj usług i wysokość związanych z nimi kosztów zmiennych. Należy jednak pamiętać, że w przypadku występowania dodatkowych procesów trzeba liczyć się z wyższymi kosztami. Takimi nadprogramowymi procesami mogą być: etykietowanie EAN, ważenie i wymiarowanie produktów, insertowanie, tworzenie zestawów, pakowanie dedykowane etc.
Jeśli chodzi o dodatkowe koszty stałe to musimy wziąć pod uwagę ubezpieczenie towarów od zdarzeń losowych. W zależności od rodzaju towarów, ich specyfiki wpływającej na obciążenie ogniowe, koszt będzie wynosił około 0,05% wartości towarów w skali roku (np. wartość towaru 500 tys. zł. – ubezpieczenie roczne 250 zł.). Warto wspomnieć, że niektórzy operatorzy w pierwszym roku współpracy są w stanie sfinansować tę pozycję kosztową.
Kolejnym kosztem będzie niewątpliwie inwentaryzacja produktów, jeżeli będziemy ją chcieli wykonywać częściej niż raz w roku, bądź z różnych przyczyn będziemy chcieli inwentaryzować wybrane pozycje ad-hoc. Jeśli wystarczy nam zinwentaryzowanie stanów raz w roku, to taka usługa u większości dobrych operatorów wykonywana jest gratis.
Warto również wspomnieć o jednorazowym ale istotnym koszcie jakim jest integracja systemów IT klienta z systemami operatora logistycznego. Dobra integracja systemów skutkuje prawidłowym przepływem danych pomiędzy nimi, co ma kluczowy wpływ nie tylko na bezbłędność i automatyzację procesów, ale też na cenę świadczonych przez operatora usług. Wielu operatorów nie dopuszcza wręcz możliwości współpracy przy komunikacji „ręcznej”. Cena integracji jest uzależniona od ilości i złożoności procesów, jak też od środowiska IT, w którym działa klient. W przypadku sklepów internetowych opartych na popularnych platformach tj. np. Shopper, Ido Sell Shop, Presta, Magento itd. wiele integracji można przeprowadzić bardzo szybko i tanio, choćby za pomocą odpowiednich wtyczek. Jeśli jednak klient korzysta z tzw. rozwiązań dedykowanych, współistniejących z systemem ERP, to integracja z systemem operatora będzie się wiązać z wyższym kosztem.
Każda z firm fulfillmentowych czy operatorów logistycznych, poza opisanymi wyżej usługami logistycznymi, świadczy także usługi transportowe. Usługi te wykonywane są zazwyczaj przez firmy spedycyjne i kurierskie. Koszt tych usług w przypadku obsługi firmy przez zewnętrznego operatora nie będzie znacznie niższy (będzie ot korzyść rzędu kilku %) klient zyska jednak wartość dodaną. Ze względu na wolumen wysyłanych paczek – operator ma zagwarantowane w umowie z firmami spedycyjnymi i kurierskimi późniejsze odbiory, co wpływa znacząco na godzinę odcięć zamówień. Ponadto traktowany jest z reguły jako klient „premium”, a za tym idzie znacząco wyższa jakość obsługi w zakresie czasu dostawy do klienta.
PODSUMOWANIE KALKULACJI – PEŁEN KOSZT OBSŁUGI FULFILLMENT
Podsumowując przedstawione wyżej liczby uzyskujemy kompleksowy koszt fulfillmentu logistycznego. W powyższym przypadku wyniósł on 25 977,40 zł miesięcznie. W przeliczeniu na paczki koszt ten wynosi 8,66 zł/paczkę, z czego 4,04 zł to koszt samego wydania i materiałów do pakowania.
A teraz porównajmy te dane do kosztów pracy magazynierów zatrudnionych w tradycyjnym modelu logistycznym. Minimalna płaca to 4 666 zł brutto, załóżmy więc 4 700 zł brutto pensji zasadniczej i średnią premię na poziomie 20%, co daje pełne miesięczne wynagrodzenie na poziomie 5 640 zł brutto. Gdy doliczmy do tego 20% ZUS pracodawcy – całkowity koszt pracodawcy wyniesie 6 768 zł brutto. Dzieląc wyliczony koszt usługi logistycznej operatora przez wynagrodzenie magazyniera, możemy założyć, że w tej kwocie jesteśmy w stanie zapłacić za pracę 3,84 magazyniera. Uwzględniając absencję chorobową i urlopową realnie będzie to 3,5 etatu. W zależności od rozwiązań i technologii zastosowanych na magazynie, może się okazać, że taka liczba pracowników może okazać się niewystarczająca do obsłużenia wszystkich zamówień. Doliczmy do tego jeszcze koszty wyposażenia i infrastruktury magazynowej, mediów, zarządzania, rekrutacji, szkoleń itp., a także weźmy pod uwagę przewagę technologiczną zewnętrznego operatora logistycznego, atrakcyjniejsze warunki współpracy z firmami kurierskimi oraz branżowe know-how umożliwiające uzyskanie wyższej efektywności i jakości wysyłek, a wówczas powierzenie mu obsługi logistycznej firmy okaże się całkowicie uzasadnione ekonomiczne, zaś teza ”fulfillment jest drogi” – mitem.
rodzaj procesu | wartość miesięczna |
PRZYJĘCIE | 5 277,30 zł |
MAGAZYNOWANIE | 7 281,90 zł |
WYDANIE | 9 810,00 zł |
MATERIAŁY DO PAKOWANIA | 2 317,00 zł |
ZWROTY | 1 291,20 zł |
KOSZTY DODATKOWE | 0,00 zł |
razem | 25 977,40 zł |
Projekt i budowa: Pin Media